Pourquoi faut-il conclure un contrat de domiciliation ?
La domiciliation est l’une des premières démarches administratives que vous devez effectuer lors de la création de votre société à Maurice. Cette étape permet de définir l’adresse à utiliser pour votre siège social. Cela permet également de déterminer la nationalité de votre société. Une société ayant une adresse professionnelle à l’île Maurice est automatiquement soumise au régime fiscal du pays. Son immatriculation se fait également auprès du Registrar of Companies (Registre des Commerces et des Sociétés).
Dès lors, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez utiliser une adresse dans un local que vous avez loué. Puis, si vous avez les moyens financiers nécessaires, vous pouvez acheter un bien immobilier. Dans ce cas, vous installez votre siège social dans votre propre adresse. Enfin, vous pouvez également recourir à une domiciliation commerciale. En choisissant cette option, vous devez conclure un contrat de domiciliation avec une société domiciliataire.
A quoi sert ce contrat de domiciliation ? Pourquoi est-il nécessaire de le conclure ? Découvrez dans cet article tous les éléments à savoir sur ce document.
Contrat de domiciliation : définition
En choisissant une domiciliation d’entreprise par le biais d’un intermédiaire, vous devez signer un contrat. C’est ce qu’on entend par « contrat de domiciliation » ou « convention de domiciliation ». Il s’agit d’un document écrit qui atteste les obligations de deux parties : le domicilié et le domiciliataire. D’une part, le domicilié est l’entreprise cliente qui fait appel aux services d’une société spécialisée dans ce domaine. D’une autre part, le domiciliataire est le prestataire qui fournit les services aux entreprises souhaitant avoir une adresse de siège social de manière rapide et efficace.
En choisissant cette option, plusieurs entreprises utilisent la même adresse pour leur siège social. Par la suite, une copie du contrat est nécessaire pour effectuer une demande d’immatriculation auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Autrement dit, c’est une pièce justificative au même titre qu’un bail commercial ou un certificat de propriété. Ce justificatif atteste l’existence légale de la société. Par ailleurs, avant de procéder à la signature du contrat, il est impératif de fournir un certain nombre de documents à la société domiciliataire.
Pourquoi opter pour un service de domiciliation d’entreprise ?
Comme nous l’avons expliqué précédemment, recourir à la domiciliation commerciale est la solution la plus avantageuse. Tout d’abord, la relation avec votre domiciliataire est encadrée par un contrat clair et précis. Par la suite, la société vous autorise à installer de manière provisoire ou définitive votre siège social dans ses locaux. Cela vous permet d’avoir une adresse à la fois stratégique et prestigieuse. Ainsi, vos partenaires ou vos clients s’intéressent beaucoup plus à vos services. En effet, une adresse de renom peut augmenter la visibilité et la notoriété de votre structure.
En signant un contrat de domiciliation, vous avez accès à d’autres offres de service. On peut citer par exemple, le service de gestion de courriers. Que vous soyez en déplacement, à l’étranger ou que vous démangez votre lieu d’exercice d’activité, vous recevrez toujours vos courriers à la même adresse postale. Puis, une société de domiciliation met également à votre disposition une salle de réunion et des bureaux pour recevoir vos clients et vos partenaires d’affaires. Enfin, elle peut vous proposer un service d’accompagnement à la création d’entreprise.
Quelles sont les modalités d’un contrat de domiciliation ?
Tout d’abord, le contrat de domiciliation est un document juridique. Par la suite, toutes les modalités du contrat sont définies en commun accord entre les deux signataires. Généralement, il doit stipuler les éléments suivants :
- La forme juridique de chaque société
Quelle que soit la forme juridique de votre société (SARL, SA, entreprise individuelle), vous pouvez recourir à un service de domiciliation d’entreprise.
- Les informations sur les deux entités
Outre le statut juridique, le contrat doit également mentionner la dénomination sociale des deux parties, le montant de leur capital, le numéro d’immatriculation, l’objet du contrat.
- Les services annexes
Le document évoque également les détails sur les diverses prestations offertes par le domiciliataire au domicilié. Seuls les services que vous avez choisis feront l’objet d’une facturation.
- La durée du contrat
En général, le contrat a une durée de trois mois avec une possibilité de renouvellement. Toutefois, vous pouvez opter pour une domiciliation provisoire ou une domiciliation définitive selon vos besoins.
- Le tarif de la prestation et les modalités de paiement
Vous devez payer une redevance mensuelle ou annuelle en échange d’une adresse de siège social et d’autres services complémentaires.
- Les autres mentions
Vous pouvez également trouver d’autres éléments tels que l’adresse du siège social du domiciliataire, les modalités de résiliation, les obligations de chaque partie, le tribunal compétent en cas de litige.
Quelles sont les obligations qui encadrent le contrat de domiciliation ?
Vous avez décidé de monter une structure à l’île Maurice. En tant qu’entrepreneur, vous savez que la première étape est de domicilier votre société. Cependant, vous ne savez pas par où commencer. C’est là tout l’intérêt de recourir à une domiciliation commerciale à Maurice. Mais avant de signer le contrat de domiciliation, vous devez connaître en amont vos obligations ainsi que celles de votre prestataire.
Les responsabilités de la société de domiciliation
- La société domiciliataire doit détenir un agrément qui lui autorise d’exercer ses activités.
- Elle doit avoir un numéro d’immatriculation au Registrar of Companies (RC).
- Elle doit posséder des locaux permettant à ses clients de faire des réunions et d’avoir des bureaux propres.
- L’entreprise de domiciliation doit communiquer aux organismes administratifs (centre fiscal, organisme de sécurité sociale) la liste des sociétés domiciliées à son adresse.
- Elle détient les documents concernant les données du représentant légal de la société (adresse du domicile, contacts téléphoniques, adresse email, lieu d’activité, etc.)
Les engagements du domicilié
- Le bénéficiaire du service de domiciliation doit utiliser le contrat de domiciliation pour justifier l’existence de sa société.
- Il doit autoriser la société domiciliataire à recevoir les notifications le concernant.
- Il doit informer le domiciliataire en cas de modification de son statut juridique.
- Le domicilié doit utiliser les locaux comme le siège social de la société et non comme une adresse commerciale ou comme une simple boîte postale.
- Il s’engage à payer le prix des prestations.
Que faut-il retenir avant de signer un contrat de domiciliation ?
Avant de vous souscrire à un contrat de domiciliation commerciale, vous devez être attentif sur certains points. Tout d’abord, vous devez savoir que la durée de votre engagement dépend de la société qui vous propose un service de domiciliation. Certaines proposent des contrats sans engagement. Par la suite, avant de conclure le contrat, vérifiez le tarif de la prestation. En effet, le domiciliataire offre généralement deux formules. D’un côté, vous avez la formule de domiciliation simple. En d’autres termes, il vous fournit uniquement une adresse de siège social dans un centre d’affaires réputé.
D’un autre côté, vous avez les prestations optionnelles. Cela signifie que vous pouvez choisir d’y souscrire ou non. Ce sont les services complémentaires tels que la location de bureaux, de salle de réception, le service de secrétariat et réexpédition de courriers, etc. Par ailleurs, ces services ne sont pas compris dans la formule initiale. C’est pourquoi, le domiciliataire vous fera une facture supplémentaire. Concernant le tarif d’une domiciliation à Maurice, cela peut varier en fonction de l’emplacement des locaux, la notoriété de la société domiciliataire, ainsi que des services que vous utilisez.
Pour terminer, se domicilier auprès d’une société spécialisée est bénéfique pour la croissance de votre activité. Cependant, vous ne devez pas choisir n’importe quelle société. Optez pour un prestataire fiable et expérimenté dans ce domaine comme Activ Solution. Grâce à un accompagnement personnalisé, vous aurez moins de contraintes administratives et une meilleure organisation à la clé.
