Contrat d’externalisation : quelles sont les obligations du donneur d’ordre et du prestataire ?

Le contrat d’externalisation ou contrat d’outsourcing est un document par lequel une entreprise va transférer à un prestataire externe la gestion d’un service ou d’une fonction. Ce document encadre les droits et les obligations entre les deux parties. En effet, l’externalisation est très utilisée par de nombreuses entreprises. Cette stratégie a pour objectif de réduire les dépenses tout en bénéficiant de plus de productivité.

Par ailleurs, si certains chefs d’entreprise recourent à cette stratégie au cours de leur vie, d’autres expérimentent dès le début de leur création. Cependant, il existe différents types de sous-traitants. Pour connaître la fiabilité du prestataire, il est important d’établir un contrat de collaboration. De ce fait, quelles sont les obligations de chaque partie ?

Dans cet article, nous allons parler des obligations du client donneur d’ordre et de l’exécutant. Puis, nous évoquerons les points essentiels qu’il faut évoquer dans le contrat.

Quelles sont les obligations du sous-traitant ?

Comme nous l’avons expliqué dans l’introduction, l’externalisation de service est une relation contractuelle entre deux entités : le donneur d’ordre et le prestataire. Par ailleurs, c’est le contrat d’externalisation qui fixe les obligations de chaque partie, particulièrement le sous-traitant. Ce document sécurise les relations entre le prestataire et son client. La signature de ce contrat signifie que les parties s’engagent à respecter son contenu et de le mettre en œuvre de bonne foi.

• En ce qui concerne le prestataire, il doit respecter les obligations suivantes :
• Le prestataire s’engage à réaliser les travaux que le donneur d’ordre lui confie quel que soit le lieu d’exécution de la mission (onshore, nearshore ou offshore).
• Il doit respecter le délai de réalisation des missions.
• Il doit disposer de tous les moyens nécessaires pour exécuter le contrat.
• Le sous-traitant doit atteindre les objectifs précisés dans le cahier de charges.
• Le prestataire doit assurer la protection des données personnelles de ses clients.
• En tant qu’expert dans son domaine, il doit orienter l’entreprise dans les stratégies nécessaires pour la réussite du projet d’externalisation.

Quelles sont les obligations de la société donneuse d’ordre ?

Une société fait appel à un prestataire extérieur pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, lorsqu’elle ne dispose pas des compétences nécessaires en interne, elle peut faire appel à un sous-traitant. Elle engage un professionnel pour un travail de qualité. En guise d’exemple, une entreprise recourt à l’externalisation téléphonique pour gérer son service client. Ainsi, elle peut offrir un accueil téléphonique de qualité et fidéliser ses clients.

Par ailleurs, le client s’engage à respecter certaines obligations par rapport au contrat d’externalisation :

• Le client s’engage à rémunérer le prestataire selon le tarif convenu par les deux parties.
• Il doit honorer le paiement selon les conditions écrites dans le contrat.
• L’entreprise donneuse d’ordre doit collaborer avec le sous-traitant afin que celui-ci puisse exécuter ses tâches dans de bonnes conditions.
• Elle doit également donner au prestataire l’accès aux informations dont il a besoin à condition que ces données restent confidentielles.
• Le donneur d’ordre doit réceptionner le travail effectué par son prestataire. Par ailleurs, il doit indiquer si les résultats sont conformes à ses demandes.
• Il doit effectuer un suivi régulier des missions du prestataire.

Contrat d’externalisation : quand faut-il y recourir ?

Tout d’abord, il est à noter que la rédaction d’un contrat de sous-traitance n’est pas obligatoire. Toutefois, il permet d’établir une bonne relation commerciale entre le donneur d’ordre et l’exécutant. C’est pourquoi, il ne s’adresse pas uniquement aux grandes sociétés, mais également aux TPE et PME. Par la suite, ce contrat est utilisé lorsqu’un projet d’externalisation est établi. Il doit être rédigé et clairement défini avant le début de la prestation.

Par ailleurs, le contenu du contrat peut être révisé selon l’évolution de la relation entre les deux entités. En guise d’exemple, une entreprise décide d’externaliser à Maurice. Au début, la mission était ponctuelle. Puis, au fil du temps, l’entreprise cliente comprend les avantages de ce processus. En effet, elle peut réaliser jusqu’à 60 % d’économies en choisissant cette solution. Par conséquent, la mission devient régulière. En parallèle, le contrat va subir quelques changements.

Contrat d’externalisation : quels sont les points évoqués ?

Comme susmentionné, qu’il s’agisse d’une externalisation offshore, nearshore ou onshore, la rédaction d’un contrat d’externalisation n’est pas obligatoire. Cependant, cela permet d’assurer une sécurité juridique optimale. De plus, c’est une preuve écrite du partenariat entre le prestataire et le client. C’est pourquoi, il est indispensable de le rédiger. Par ailleurs, avant toute signature, les deux parties discutent des points évoqués dans le contrat.

• Le contrat de sous-traitance évoque généralement les mentions suivantes :
• L’objet du contrat : une information précise et brève de la mission du prestataire.
• L’identification des entités concernées par le contrat (raison sociale, statut juridique, contact téléphonique et email).
• La durée du contrat : date de début et de fin du contrat.
• Le prix de la prestation et les modalités de facturation.
• Le suivi et la réception des prestations.
• Les sanctions en cas de non-respect des délais.
• Les modalités de résiliation et de rupture du contrat.
• Le tribunal compétent en cas de litige.

Pour conclure, il est nécessaire de vérifier toutes les clauses du contrat avant de débuter la collaboration. En cas de doute, il faut revoir chaque point. Par ailleurs, il est vivement conseillé de se faire accompagner par une entreprise compétente dans le domaine de l’outsourcing. Un expert est plus digne de confiance et peut répondre à vos exigences.