Secrétariat externalisé : les fonctions de chaque service

Le secrétariat externalisé est un service octroyé par un prestataire externe. Celui-ci travaille pour le compte d’une entreprise tierce. En d’autres termes, il effectue à distance des travaux liés à la gestion administrative de l’entreprise. Généralement, on parle de télésecrétariat ou secrétariat à distance. Aujourd’hui, plusieurs dirigeants d’entreprise s’intéressent à cette pratique. En effet, cela permet de maximiser l’efficacité opérationnelle de leur structure. De plus, en faisant appel à un professionnel externe, ils peuvent se focaliser sur leur cœur de métier.

Par ailleurs, le télésecrétariat s’adresse à tous les secteurs d’activité. Quel que soit le domaine d’expertise de l’entreprise, ce service prend en charge diverses missions. Cela peut être la gestion des appels, l’accueil téléphonique, la gestion des agendas professionnels, l’organisation des réunions, la rédaction de compte-rendu et bien d’autres tâches administratives.

Bref, les fonctions d’une télésecrétaire dépendent du domaine d’activité de l’entreprise cliente. C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Le télésecrétariat administratif

Le secrétariat externalisé existe depuis l’apparition des technologies de communication et l’avènement de l’internet. La majorité des entreprises peuvent y recourir. En effet, les tâches administratives font partie du quotidien de toutes les entreprises quel que soit leur secteur d’activité (finance, bâtiment, logistique, assurance, etc). Bien que ces tâches soient chronophages et secondaires, elles sont tout de même nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

C’est pourquoi, elles font souvent l’objet d’une externalisation. Par ailleurs, le télésecrétariat administratif peut assurer plusieurs activités telles que :

• La rédaction de compte-rendu.
• Le service commercial (vente de produit/service).
• La gestion du standard téléphonique de l’entreprise.
• La modération des contenus web.
• La gestion de la comptabilité, etc.

Aujourd’hui, les entreprises privilégient les prestataires offshores, car ces derniers leur permettent de faire des économies en matière de gestion administrative. C’est pourquoi, l’externalisation offshore à Maurice connaît un grand succès auprès des entreprises européennes.

Secrétariat externalisé : le domaine juridique

Les professionnels du secteur juridique peuvent également s’offrir les services d’un secrétariat externalisé. Dans ce contexte, le prestataire de services va réaliser un travail conforme aux attentes du cabinet d’avocat, du notaire, de l’huissier ou du juriste. Par ailleurs, le cabinet a plusieurs choix de prestataires. Il peut recourir aux services d’un télésecrétariat indépendant ou alors collaborer avec un centre d’appels offshore. Dans la majorité des cas, les entreprises optent pour la seconde option.

Et pour cause, une véritable structure améliore l’efficacité, la productivité et la compétitivité de l’établissement donneur d’ordre. De plus, l’externalisation des services administratifs permet d’alléger le quotidien de ces professionnels. En effet, en optant pour cette solution, ils peuvent se vaquer à leurs principales occupations. De son côté, la télésecrétaire juridique aura pour missions de :

• Effectuer les travaux bureautiques.
• Réaliser des reportings.
• Traiter les emails du cabinet juridique.
• Réceptionner les appels entrants.
• Gérer les plannings, etc.

Secrétariat externalisé : le secteur médical

Également connu sous l’appellation de secrétariat téléphonique médical à distance, le télésecrétariat médical s’adresse à tous les professionnels dans le domaine de la santé. Ce service permet d’éviter d’embaucher des secrétaires en interne. C’est pourquoi, les professionnels de santé n’hésitent pas à externaliser au-delà de leurs frontières. En plus d’un service de qualité, ils payent une prestation à tarif offshore. Par ailleurs, l’effectif des télésecrétaires médicales dépend de la taille du projet.

De ce fait, si l’établissement gère un volume important d’appels, la meilleure solution est de recourir à un call center spécialisé dans ce domaine. Outre la gestion des appels des patients, cette plateforme téléphonique peut également gérer d’autres tâches comme :

• L’accueil téléphonique personnalisé.
• Le transfert des appels urgents.
• La gestion d’agenda médical en ligne.
• La prise de rendez-vous médicaux.
• La transcription médicale, etc.

Bref, les tâches d’un service de secrétariat externalisé sont plus ou moins identiques quel que soit le secteur d’activité. L’important, c’est de confier la gestion administrative à un prestataire fiable tel qu’une société offshore se trouvant dans un pays de l’Océan Indien.