Externalisation de la gestion de la paie : tour d’horizon

Dans le monde des affaires, on entend souvent parler de l’externalisation de la gestion de la paie. Comme son nom l’indique, ce processus consiste à confier sa paie à un prestataire externe. Bien que cette tâche puisse s’effectuer en interne, elle ne représente pas une solution appropriée pour les entreprises. En effet, la gestion de la paie est une tâche fastidieuse et chronophage. Pourtant, lorsqu’une société embauche du personnel, celle-ci a obligation de gérer cette partie.

Cela peut être un véritable casse-tête. C’est pourquoi, de nombreuses sociétés choisissent la stratégie d’outsourcing. D’ailleurs, d’après plusieurs statistiques, 40 % des grandes entreprises choisissent cette solution. Malgré tout, toutes les sociétés (petites et grandes) peuvent y recourir, car elle apporte de nombreux bénéfices. Pour ce faire, il est possible de confier une partie ou la totalité de la paie selon les besoins de l’entreprise.

Nous vous présentons dans cet article les différentes possibilités d’externalisation de la paie. Puis, nous parlerons du fonctionnement et des avantages de ce processus. Enfin, nous vous expliquerons les atouts d’une externalisation de la paie à Maurice.

Qu’est-ce qu’une gestion de paie externalisée ?

Avant de parler des avantages et du mode de fonctionnement de l’externalisation de la gestion de la paie, il convient de connaître ce que cela représente. Tout d’abord, pour n’importe quelle société, la gestion de la paie représente un aspect important de l’administration des salariés. Cela ne consiste pas uniquement à payer le salaire mensuel des employés. En France, la gestion de la paie s’accompagne d’un établissement de bulletins de paie, mais aussi de déclarations sociales et patronales.

De ce fait, cette notion implique d’établir divers documents juridiques qui nécessitent des connaissances spécifiques. En choisissant une gestion de paie externalisée, l’entreprise s’engage avec un prestataire externe. Celui-ci va apporter son savoir-faire et ses expériences pour réaliser les missions pour son client. De ce fait, la responsabilité de la paie lui incombe. Il a une obligation de résultat, car une simple erreur peut avoir des impacts graves sur la santé financière de l’entreprise.

Externalisation de la gestion de la paie : comment ça marche ?

La paie et sa gestion nécessitent de collecter des informations sur l’activité du salarié d’une entreprise. Cela concerne les absences, le planning, les heures supplémentaires, les congés payés, les congés maladie, etc. Dans le cadre d’une externalisation de la paie, le fonctionnement de cette activité se présente généralement de la même manière. Tout d’abord, l’entreprise donneur d’ordre transmet certains éléments au prestataire. Cela concerne :

• Les dossiers d’embauche des salariés.
• Les informations sur la sortie d’un employé : départ à la retraite, fin de contrat, etc.
• Le mode de fonctionnement des primes et des heures supplémentaires.

Puis de son côté, l’entreprise exécutante reçoit les éléments transmis par son client et s’occupe de contrôler ceux-ci. Par ailleurs, le prestataire va se charger de plusieurs missions. Par conséquent, il sera garant de l’exactitude des éléments calculés. Avant chaque fin du mois, le prestataire transmet les documents tels que les états de virement, les bulletins de salaire, les états comptables à son client. Ainsi, celui-ci peut procéder au paiement de ses collaborateurs.

Quelles sont les activités à externaliser ?

A première vue, la gestion de la paie semble être une tâche simple. Pourtant, en réalité, il s’agit d’une activité assez complexe qui demande beaucoup de rigueur. Le professionnel dans ce domaine doit tenir compte des différents statuts et contrats au sein de l’entreprise. De plus, il doit se conformer à la législation en vigueur. D’où l’externalisation de la gestion de la paie. Par ailleurs, l’entreprise a le choix de confier une partie des activités ou la totalité de cette gestion au prestataire.

Parmi les différentes activités, on notera :

• Le contrôle, la saisie, l’édition des fiches de paie.
• Le calcul des éléments variables.
• L’envoi des fiches de paie.
• L’établissement des charges sociales.
• La gestion des arrivées et des départs dans l’entreprise au niveau comptable.
• Le stockage et la sécurisation des documents, etc.

La gestion de la paie regroupe donc plusieurs tâches. C’est pourquoi, elle fait souvent l’objet d’une externalisation, mais pas n’importe laquelle. Bien que l’objectif principal de cette stratégie est de recourir aux compétences d’un véritable professionnel, les critères économiques sont également à considérer. De ce fait, pour maîtriser leur budget, les sociétés choisissent l’externalisation offshore. En d’autres termes, elles choisissent des destinations proposant un tarif plus attrayant comme à l’île Maurice.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la gestion de la paie ?

Gérer la paie est une fonction secondaire au sein d’une entreprise. C’est pourquoi, l’externalisation est une alternative intéressante. Quels sont alors les avantages de cette stratégie ?

Un avantage au niveau du temps

Les calculs, l’édition des bulletins, la saisie des informations, la conformité aux règles, etc. Tout cela demande beaucoup de ressources. Fort heureusement, l’externalisation de la gestion de la paie permet d’optimiser la gestion de son entreprise grâce au gain de temps.

Un avantage préventif

Grâce à l’outsourcing, l’entreprise évite les erreurs sur les bulletins de salaire. De plus, les employés ne devront plus subir de retard de paiement. Bref, l’entreprise mise sur la sécurité en évitant les litiges avec les salariés. C’est également une façon de les fidéliser.

Un avantage organisationnel

En général, le service RH s’occupe de la gestion de la paie. En choisissant d’externaliser cette fonction, l’entreprise offre plus de marge à ce service. Celui-ci peut se concentrer dans les processus de recrutement, la gestion des carrières ou encore la formation des collaborateurs.

Un avantage économique

L’externalisation de services administratifs permet à une entreprise de s’affranchir de nombreux coûts. Dans ce contexte, l’entreprise ne paye plus les frais liés à l’achat et la maintenance d’un logiciel spécifique ou encore la rémunération d’un gestionnaire de paie.

Quelles sont les possibilités de gestion de paie externalisée ?

L’externalisation du traitement des salaires est un véritable atout pour n’importe quelle entreprise. Mais qui faut-il contacter ? En d’autres termes, quel type de prestataire faut-il faire appel ? Zoom sur le sujet.

Externalisation de la gestion de la paie : le cabinet comptable

Un cabinet comptable peut prendre en charge la gestion de la paie d’une entreprise. Généralement, ce sont les petites entreprises qui font appel à leur service. Outre la réalisation des paies, il peut offrir des prestations en administration du personnel.

Externalisation de la gestion de la paie : le gestionnaire indépendant

Les activités d’externalisation peuvent se faire à distance. C’est pourquoi, les entreprises peuvent recourir aux services d’un professionnel indépendant. Cependant, la réussite du projet d’outsourcing dépend de la qualification et du sérieux de celui-ci.

Externalisation de la gestion de la paie : l’éditeur de logiciel

Aujourd’hui, il existe des logiciels de paie qui peuvent assurer un service d’externalisation. Le prestataire gère la paie dans sa totalité et laisse la saisie au client via une plateforme en ligne. Toutefois, l’utilisation de ce service nécessite un investissement considérable.

Externalisation de la gestion de la paie : un service BPO

Le recours à une société externe spécialisée dans l’externalisation des processus métiers (BPO) est également une solution avantageuse. Ce type d’entreprise s’est développé surtout dans les destinations offshores telles que Maurice. Par ailleurs, des collaborateurs expérimentés en gestion de paie vont effectuer les mêmes missions, mais à coût plus intéressant.

Gestion de paie externalisée à Maurice : qui contacter ?

Le paiement des salariés est essentiel pour toutes les entreprises, notamment en France. Cependant, cela prend beaucoup de temps et de ressources. De plus, les entreprises françaises ont beaucoup de difficultés dans la gestion de leur paie. C’est pourquoi, nombreuses décident d’externaliser la gestion de la paie à une entreprise basée à l’île Maurice. En plus d’une expertise avancée, elles peuvent bénéficier d’une prestation à tarif offshore grâce à une main d’œuvre abordable.

Par ailleurs, Activ Solutions est spécialisé en externalisation de la paie française. Autrement dit, notre service tient compte de la législation française et de la convention applicable. Nous proposons des offres classiques telles que la saisie, le calcul et le contrôle de la paie ; la gestion des absences, des retards, des congés, etc. Cependant, nous proposons également un service d’externalisation sur-mesure. En d’autres termes, nous réalisons un projet selon les besoins et les attentes de l’entreprise cliente.

Pour finir, grâce à l’externalisation de la gestion de la paie, l’entreprise peut réaliser une économie à hauteur de 30 à 50 %. Un retour sur investissement réalisable surtout si l’entreprise choisit d’externaliser à l’île Maurice.