Les secrets d’une externalisation offshore réussie : les étapes à suivre

L’externalisation offshore est devenue une pratique très courante actuellement.  Elle consiste à confier des tâches et des processus commerciaux à des prestataires situés dans d’autres pays. Elle est effectivement devenue une stratégie essentielle pour de nombreuses entreprises à l’échelle mondiale. Cette approche offre un moyen efficace d’améliorer l’efficacité opérationnelle d’une entreprise. Mais pas que. Elle leur permette également de se concentrer sur leurs compétences essentielles tout en déléguant des fonctions non essentielles à des partenaires spécialisés à l’étranger.

Cependant, pour réussir une externalisation offshore, il est essentiel de suivre un processus bien défini. Chaque étape de ce parcours nécessite des décisions éclairées, une évaluation continue des performances et une gestion proactive des risques. Cela permet de garantir que les avantages de l’externalisation l’emportent sur les défis potentiels.

Dans cet article, nous explorerons les étapes essentielles pour mener à bien une externalisation offshore et pour assurer des résultats optimaux.

Externalisation en offshore : se poser les bonnes questions

Avant d’envisager l’externalisation offshore, les chefs d’entreprise doivent se poser quelques questions essentielles. Pourquoi opter pour une gestion délocalisée des activités ? Cela peut découler de divers objectifs tels que l’expertise spécifique, les économies, la réduction des coûts sociaux, la flexibilité accrue, le gain de temps, etc. De plus, il est important de définir les attentes de retour sur investissement et de rentabilité de ce projet d’externalisation informatique.

Si l’externalisation de services est décidée, il est crucial d’expliquer cette démarche aux employés. Cela implique de justifier pourquoi, par exemple, la saisie de données sera externalisée. Les employés doivent comprendre que cette externalisation vise à renforcer les compétences de l’entreprise. Une communication ouverte et claire avec l’équipe est essentielle pour garantir la compréhension et l’adhésion à cette décision stratégique.

Comparer toutes les offres disponibles

Lorsque vous cherchez à gagner du temps, à économiser de l’argent ou à bénéficier d’une expertise particulière, externaliser une activité comptable auprès d’un expert-comptable n’est pas votre seule option. Avant de prendre une décision, il est essentiel d’explorer toutes les solutions disponibles. Vous pourriez envisager de confier certaines tâches à un apprenti, un stagiaire, un étudiant ou à un prestataire spécialisé en rédaction web, parmi d’autres possibilités.

Cependant, le choix de la solution idéale dépendra de la nature de la mission, du niveau d’expertise requis, de la faisabilité de l’option et du niveau de risque associé. Il est important de bien réfléchir et d’analyser les options. Cela permet de trouver la meilleure réponse à vos besoins avant de prendre une décision. Cela vous aidera à atteindre les objectifs que vous avez définis de manière efficace et adaptée à votre entreprise.

Externalisation en offshore : déterminer les services à externaliser

Lorsque vous envisagez d’externaliser en offshore, il est crucial de choisir les fonctions avec soin. Tout d’abord, identifiez les tâches qui exigent beaucoup de ressources en personnel et en équipement, mais qui apportent une valeur relativement faible ou moyenne. Ensuite, établissez une liste des fonctions qui requièrent des compétences spécifiques non disponibles en interne. Il est généralement recommandé d’externaliser ces deux catégories de missions.

Par ailleurs, les tâches à forte valeur ajoutée, celles qui contribuent significativement à la croissance de votre entreprise, devraient être gérées en interne. Assurez-vous de les surveiller de près pour éviter des erreurs coûteuses. Le choix judicieux des fonctions à externaliser peut améliorer l’efficacité de votre entreprise et vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte le plus pour votre croissance.

Rédiger un cahier de charge en bonne et due forme

Le cahier des charges est un document essentiel lorsqu’on envisage l’externalisation. Il rassemble toutes les informations concernant les tâches à externaliser. Dans ce document, le client explique clairement ce qu’il attend et précise ses objectifs. Bref, il permet au client de définir les règles du jeu et de s’assurer que le prestataire comprend bien comment chaque mission doit être gérée.

Le cahier des charges est un outil clé pour garantir que le projet d’externalisation se déroule de manière fluide et efficace. Il aligne les attentes du client avec les méthodes du prestataire. C’est un moyen de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. C’est essentiel pour une collaboration réussie.

Externalisation en offshore : choisir son prestataire externe

Le choix d’un prestataire externe en offshoring doit être réfléchi. Beaucoup d’entreprises se concentrent sur le prix, mais il ne faut pas seulement regarder cela. Le prix très bas peut parfois cacher des problèmes. Il est préférable de comparer les offres en demandant des devis à différents prestataires logistiques. Cela permet de voir ce qui convient le mieux à vos attentes. Il est aussi essentiel de vérifier l’expertise du prestataire en développement logiciel, en regardant ses années d’expérience et en demandant des références de clients satisfaits.

Si l’externalisation concerne une production ou une transformation, il est judicieux de visiter les locaux du prestataire pour voir les équipements et les travailleurs en action. La confiance mutuelle entre vous et le prestataire est cruciale. il est important de bien vous entendre pour une communication fluide. En résumé, choisissez soigneusement votre prestataire en offshoring. Ne vous basez pas uniquement sur le prix. Comparez les offres, en vérifiant l’expertise et en visitant les locaux si nécessaire.

Établir un contrat d’externalisation zn offshore

Opération stratégique, l’externalisation du travail en offshore est à aborder avec précaution, car elle présente des risques relatifs au changement de l’environnement et à l’évolution relationnelle la plupart du temps. Le contrat d’externalisation établit ainsi l’équilibre des forces entre les acteurs. Il faut ainsi y préciser tous les périmètres ainsi que les clauses et responsabilités gouvernant la relation. Le document doit faire le tour :

• De l’objet du contrat (obligations, moyens, durée) ;
• De la durée et de l’exécution du contrat;
• Des conditions financières (prix, indexation, révision des prix, modalités de paiement et facturation) ;
• De la confidentialité des opérations ;
• De la sécurité des données professionnelles du donneur d’ordre.

En conclusion, l’externalisation offshore est une stratégie puissante pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts et renforcer la compétitivité des entreprises sur le marché mondial. Cependant, le succès de cette démarche dépend de la rigueur et de la prudence avec lesquelles chaque étape est entreprise. Avez-vous besoin d’une solution souple et experte pour une externalisation offshore réussie ? Activsolutions vous accompagne et vous apporte la bonne solution.