Les étapes du processus d’externalisation de la paie

Lorsque vous embauchez du personnel, vous avez le choix entre internaliser ou externaliser la paie de votre entreprise. Beaucoup de chefs d’entreprises choisissent la seconde option en faisant appel à un prestataire à l’étranger. C’est un véritable choix stratégique, car la solution d’externalisation permet de se concentrer sur vos activités principales. De plus, la gestion de la paie est une tâche fastidieuse et chronophage. Pourtant, pour éviter de lourdes conséquences financières, il faut bien gérer cette activité.

Par ailleurs, gérer votre paie ne consiste pas uniquement à établir des bulletins de paie chaque mois. Cette activité implique d’établir des documents juridiques, de réaliser des déclarations sociales ou encore de suivre une règlementation stricte. De ce fait, cela demande des connaissances spécifiques. D’où l’utilité de confier ces missions à un expert.

Cependant, savez-vous comment se déroule le processus d’externalisation de la paie ? On vous explique tout dans cet article. Mais avant cela, faisons un rappel sur les avantages de ce procédé.

Les avantages d’externaliser la paie de votre entreprise

Tout d’abord, il faut savoir que toutes les entreprises (startup, TPE, PME, grands groupes, entreprises internationales) peuvent recourir à une gestion de paie externalisée. Cette fonction fait partie de la gestion administrative du personnel. Par ailleurs, vous pouvez confier une partie ou la totalité des missions telles que :

• La saisie des éléments variables de la paie.
• Le contrôle de la conformité de la paie.
• Le calcul de la rémunération et des cotisations relatives au salaire.
• Les déclarations sociales.
• La collecte des données relatives à l’activité du salarié (exemple : congé, absence, etc.)
• L’édition des bulletins de paie.
• Le paiement des salaires

Pour bien gérer la paie, il faut suivre les évolutions des lois. En France, le système de paie est plus complexe. C’est pourquoi, les entreprises françaises font régulièrement appel à un sous-traitant externe pour éviter de faire des erreurs qui entraînent des répercussions financières. De ce fait, les avantages d’externaliser la paie de votre entreprise concernent :

• La réduction des coûts.
• La garantie de la conformité légale.
• Le gain de temps.
• La confidentialité et la protection des données des employés.
• La maîtrise du processus de gestion des ressources humaines.
• La meilleure flexibilité.
• La diminution des tâches administratives.

Les étapes pour externaliser la paie de votre entreprise

Évaluation de vos besoins

Pour externaliser la paie de votre entreprise, la première étape consiste à évaluer vos besoins spécifiques avec le sous-traitant. Cela concerne : le nombre d’employés, les règlementations fiscales applicables, les conventions collectives, etc.

Collecte de données

Par la suite, dans cette étape, votre prestataire vous demande les informations nécessaires concernant votre personnel. En guise d’exemple : les congés, les primes, les autres avantages comme les tickets-restaurant ou les frais de transports. Il peut collecter ces données grâce à un système de gestion des ressources humaines (GRH) ou par d’autres moyens.

Traitement des salaires

Faire appel à un prestataire de service de paie signifie externaliser le traitement des salaires. De ce fait, il effectue les calculs nécessaires pour établir les salaires, y compris les déductions fiscales, les cotisations sociales, les congés payés, etc. Par la suite, il établit les bulletins de paie pour chaque employé.

Gestion des déclarations et obligations légales

Comme nous l’avons évoqué plus haut, le prestataire de services se charge de gérer les déclarations fiscales, les cotisations sociales et les autres obligations légales. Ainsi, votre entreprise restera en conformité avec la réglementation en vigueur.

A qui externaliser la paie de votre entreprise ?

Nous avons toujours évoqué le terme « prestataire de services de paie ». Sachez qu’il existe plusieurs types de prestataires avec qui vous pouvez travailler :

• Le cabinet comptable.
• Le gestionnaire de paie indépendant.
• L’entreprise spécialisée à l’étranger.

Le cabinet comptable ou RH

Un cabinet comptable ou un cabinet social et RH peuvent vous aider à gérer votre paie. Ces cabinets proposent généralement des prestations en administration du personnel comme la rédaction de contrat de travail ou encore des prestations de comptabilité.

Si vous optez pour cette première alternative, il faut être très vigilant sur la qualification de la personne qui s’occupe du volet social du cabinet. En effet, les professionnels de la comptabilité sont choisis sur le tas et la compétence requise n’est pas toujours présente.

Le gestionnaire de paie indépendant

Si vous souhaitez externaliser la paie de votre entreprise, vous pouvez également faire appel à un gestionnaire de paie indépendant. Cette solution s’adapte surtout aux entreprises avec un effectif réduit. En effet, un professionnel indépendant peut traiter un nombre limité de bulletins de paie.

Cependant, il propose des tarifs très avantageux. Et pour cause, il travaille généralement depuis son domicile. Ce qui lui permet de faire beaucoup d’économies en termes de location de bureau et en charges diverses. Enfin, comme pour tout prestataire, il est toujours crucial de s’assurer de l’expertise et du sérieux du gestionnaire de paie.

L’entreprise spécialisée à l’étranger

Depuis quelques années, ce type d’entreprise s’est accru rapidement. Elle propose des services liés à la gestion de paie. Cependant, elle travaille à distance, dans un pays étranger. Sur le marché de l’outsourcing, les entreprises françaises privilégient l’externalisation de la paie à Maurice.

En effet, vous pouvez trouver dans cette destination, un prestataire spécialisé en gestion de paie française. Celui-ci va calculer vos bulletins de paie selon l’évolution de la législation en France. Pour cela, il dispose de systèmes informatisés sophistiqués lui permettant d’assurer la sécurité de vos données.

En somme, externaliser la paie de votre entreprise offre de nombreux avantages. C’est une décision stratégique qui vise à améliorer votre efficacité opérationnelle. Cependant, il est important de bien choisir un prestataire fiable et compétent comme Activ Solution.