Pourquoi choisir un prestataire externe qu’un salarié ?

Infogérance, sous-traitance, BPO (Business Process Outsourcing), tous ces termes ont des significations différentes, mais reviennent à une même idée : externaliser et faire appel à un prestataire externe. L’externalisation de services a été longtemps utilisée par les entreprises pour se concentrer sur les éléments plus importants et pour bénéficier de compétences particulières. Par ailleurs, recourir à un prestataire externe, c’est lui confier la gestion totale ou partielle d’une activité.

De ce fait, il ne s’agit pas d’une embauche, mais plutôt d’un partenariat. Dans ce processus, deux parties entrent en jeu. D’une part, il y a le donneur d’ordre. Ce rôle peut être endossé par une entreprise, une association ou une organisation tierce. Puis, il y a l’exécutant. Comme son nom l’indique, c’est celui qui exécute la mission confiée par le donneur d’ordre.

Les deux parties s’allient sous la base d’un contrat, appelé contrat d’externalisation. Mais est-il judicieux de choisir un prestataire externe ?

Prestataire externe : quel est son rôle ?

Dans un processus d’externalisation de services ou outsourcing, un prestataire externe est une personne physique ou morale. Comme évoqué plus haut, il tient le rôle de l’exécutant. De ce fait, il se charge de réaliser la prestation pour le compte du donneur d’ordre. Par ailleurs, il existe différents types d’activités qui peuvent faire l’objet d’une externalisation. En général, ce sont des tâches chronophages ou des tâches qui nécessitent un savoir-faire plus avancé.

C’est pourquoi, le sous-traitant doit être spécialisé dans un secteur d’activité précis. Par exemple, lorsqu’une entreprise souhaite externaliser sa gestion RH (Ressources Humaines), il va faire appel à un cabinet de recrutement externe ou à un chargé de recrutement freelance. Dans les deux cas, leur cœur de métier est lié aux activités RH. Enfin, le prestataire externe peut également jouer le rôle d’intermédiaire entre le donneur d’ordre et ses clients/prospects. C’est le cas lors d’une externalisation de service client.

Pourquoi les entreprises ne veulent pas d’un prestataire externe ?

Certaines entreprises ont tendance à croire que l’embauche de personnel leur permettra d’avoir la mainmise sur l’ensemble de leurs activités. En effet, elles ne veulent pas déléguer leurs fonctions à un « inconnu ». Or, le but de l’externalisation de services, ce n’est pas de perdre la gestion d’un service. En effet, l’objectif est d’apporter un changement bénéfique au développement de l’entreprise. C’est voir sur le long terme et penser à la durabilité des activités.

De ce fait, en collaborant avec un prestataire externe, une entreprise ne perd pas son âme. Le sous-traitant s’appuie sur les directives de l’entreprise donneuse d’ordre. Celle-ci garde le contrôle et doit faire un suivi régulier du travail du prestataire. C’est une relation donnant-donnant qui se base sur une confiance réciproque. De ce fait, le recrutement de salariés n’est pas une mauvaise option. Cependant, le recours à un prestataire externe apporte plus de valeur ajoutée.

Externalisation de services : une question de gain financier

Bien que le recrutement en interne reste une pratique courante, la tendance actuelle laisse penser que les entreprises trouvent une préférence auprès des prestataires externes. En effet, une société découvre qu’elle peut économiser trois fois plus en externalisant un service plutôt que de recruter des employés en CDI. Elle se libère des contraintes administratives et logistiques, et ne paye plus de charges salariales ni d’avantages sociaux.

De manière générale, le tarif d’une externalisation de services est plus élevé que la rémunération d’un salarié. Toutefois, il faut voir sur le long terme. En effet, en prenant compte de cette logique, il est économiquement plus judicieux de faire appel à un prestataire externe. Une entreprise peut économiser plus encore en choisissant la solution offshore. En d’autres termes, l’activité sera confiée à un prestataire situé dans un pays où le coût d’une externalisation est plus abordable.

Prestataire externe : nouvelle organisation, nouveau départ

Externaliser un service implique plus ou moins un changement dans l’entreprise. C’est pourquoi, il faut bien s’y préparer pour éviter le risque d’erreurs ou de malentendus. Par ailleurs, la collaboration avec un prestataire externe est l’occasion d’apporter un nouveau souffle à l’organisation. C’est également se conformer aux nouvelles exigences du marché. En effet, l’externalisation permet de choisir le prestataire le plus compétent et le plus adapté à résoudre la problématique de l’entreprise.

Étant expert dans son domaine, le prestataire se doit de fournir un travail de qualité à la hauteur des attentes du donneur d’ordre. Pour cela, il va utiliser les outils, les méthodes de travail et les bonnes pratiques pour la réussite du projet d’externalisation. Par ailleurs, si la collaboration s’inscrit dans la durée, l’entreprise peut bénéficier continuellement des conseils de l’expert. Ce sera toujours le cas même si l’entreprise opte pour une externalisation offshore.

En résumé, le prestataire externe apporte une amélioration au sein d’une entreprise. Dans un projet à long terme, il ne sera plus un simple sous-traitant. Il deviendra un véritable allié. Par conséquent, le recours à l’externalisation est une solution à envisager et qui s’adapte à n’importe quel type d’entreprise.