Sous-traitance : quels sont les rôles de chaque partie ?

Depuis plusieurs années, les entreprises ont recours à la sous-traitance pour réduire leur coût de fonctionnement. Il s’agit d’un concept voisin de l’externalisation de services ou outsourcing. En effet, ce processus consiste à confier une partie des activités ou des fonctions à un prestataire externe. Ces activités étaient auparavant gérées en interne. Cependant, par manque de temps, de compétence ou par souci financier, les entreprises ont choisi de faire appel à un sous-traitant.

Par ailleurs, dans ce contexte, deux intervenants entrent en jeu. En premier lieu, il y a le donneur d’ordre. C’est l’entreprise qui confie son service à une entreprise externe. Puis, d’un autre côté, on retrouve le prestataire. Celui-ci exécute les missions sous la directive et les consignes du donneur d’ordre. De ce fait, chaque partie doit honorer ses obligations pour une collaboration optimale et durable.

Quels sont alors les fonctions et les rôles du donneur d’ordre et du prestataire ? Pourquoi chaque entité joue-t-elle un rôle important ? Comment chacun peut-il honorer ses obligations ? Réponses.

Les obligations du donneur d’ordre

Certaines entreprises sont réticentes à la sous-traitance à l’étranger, car elles ne connaissent pas assez leurs rôles en tant que « donneur d’ordre ». En effet, l’externalisation de services ou la sous-traitance ne consiste pas à délaisser un service et à ne plus y prêter attention. Cette stratégie est un moyen de se libérer d’une tâche redondante et chronophage. Toutefois, bien qu’elle soit exécutée en externe, la tâche reste sous la responsabilité du donneur d’ordre.

De ce fait, celui-ci doit faire un suivi de l’avancement du travail de son prestataire. Par ailleurs, pour que le prestataire puisse obtenir un résultat conforme à la demande du donneur d’ordre, ce dernier doit lui expliquer ses attentes et ses besoins. D’où l’utilité du cahier des charges. Ce document explique toutes les modalités d’exécution de la mission. En guise d’exemple, si la société souhaite recourir à l’externalisation de service client via un centre d’appels, il doit identifier dans le cahier des charges :

• Le nombre d’agents pour la mission
• Les matériels et logiciels nécessaires
• La disponibilité au niveau des horaires
• Le budget

Les obligations du prestataire

Dans une logique d’optimisation de coût, les entreprises recourent à la sous-traitance de leurs activités. Pour cela, ils font appel à un prestataire externe. Celui-ci s’engage à exécuter les missions qui lui sont confiées en suivant les consignes de son client. Par conséquent, il travaille pour le compte de son entreprise cliente. Outre ce statut, il joue également un rôle important dans la réussite du projet d’externalisation. Tout d’abord, le prestataire doit avoir une compétence dans son domaine. En général, une entreprise fait appel à une société d’externalisation ou un « outsourcer » offshore.

Ce qui signifie entre autres que le prestataire travaille dans un pays étranger. On parle alors d’externalisation offshore. Néanmoins, peu importe la zone géographique où se déroule la mission, le prestataire doit disposer des ressources humaines et matérielles nécessaires. C’est pourquoi, il est qualifié de « partenaire professionnel ». Ensuite, le prestataire externe peut également apporter son savoir-faire pour résoudre la problématique du donneur d’ordre. Son objectif est de satisfaire son client et d’augmenter sa notoriété sur le marché de l’externalisation.

Sous-traitance : le contrat

Lorsqu’une entreprise fait appel à un prestataire externe, la sous-traitance se fait sous forme de contrat. Ce document apporte plus de précisions sur les obligations du donneur d’ordre et du sous-traitant. De plus, ce contrat est rédigé avant le début de la collaboration entre ces deux entités. De ce fait, en signant le contrat d’outsourcing, ils acceptent en toute connaissance de cause les enjeux du projet. Ainsi, ils doivent honorer leurs obligations respectives.

Par ailleurs, si la relation entre les deux parties s’étale sur une longue période, il ne s’agit plus d’une simple collaboration, mais d’un partenariat. C’est surtout le cas lorsqu’une entreprise procède à une externalisation des processus métier ou BPO (Business Process Outsourcing). Toutefois, quelle que soit la durée du projet, le donneur d’ordre et son partenaire doivent impérativement signer un contrat de collaboration ou de partenariat. Outre les obligations de ces deux partenaires, ce contrat évoque également :

• une clause de confidentialité
• des modalités de prévention en cas de litige ou de conflits
• le tarif de la prestation
• la durée du contrat

En somme, le donneur d’ordre doit donner des consignes claires et précises à son prestataire. De son côté, le prestataire doit exécuter sa mission tout en respectant ces consignes. Tous deux doivent établir une bonne communication pour la réussite et la durabilité de leur relation professionnelle. Pour ce faire, il est crucial de rédiger un contrat de sous-traitance ou un contrat d’externalisation.